Was tun, wenn eine E-Rechnung fehlerhaft ist?

Zwei Arten von Fehlern

Technisch fehlerhaft

Die Datei entspricht nicht der Norm – ein Pflichtfeld fehlt, das Format ist ungültig. Solche Rechnungen scheitern bereits bei der automatischen Prüfung. Sie sollten beim Eingang abgelehnt werden, nicht erst in der Buchhaltung auffallen.

Inhaltlich fehlerhaft

Format in Ordnung, aber falscher Betrag, falscher Steuersatz oder falsche Empfängerangabe. Das merkt keine Software – nur eine inhaltliche Prüfung.

Der Weg der Berichtigung

1. Ursprüngliche Rechnung nicht löschen. Sie unterliegt der Aufbewahrungspflicht, auch wenn sie falsch ist.
2. Stornieren oder berichtigen. Üblich sind zwei Wege: eine Storno-Rechnung mit neuer, korrekter Rechnung – oder ein Berichtigungsdokument mit eindeutigem Bezug zur ursprünglichen Rechnungsnummer.
3. Bezug herstellen. Die Norm EN 16931 sieht dafür ein eigenes Feld vor. Ohne diesen Bezug bleibt in der Buchhaltung unklar, welche Rechnung ersetzt wurde.
4. Beides aufbewahren. Fehlerhafte und berichtigte Fassung.

Folge für den Vorsteuerabzug

Fehlen Pflichtangaben, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen. Eine Berichtigung wirkt unter bestimmten Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurück – das ist im Einzelfall steuerlich zu prüfen und kein Automatismus.

Der praktische Rat

Prüfen Sie eingehende E-Rechnungen automatisch beim Empfang gegen die Norm und lehnen Sie fehlerhafte sofort ab. Eine Rechnung, die erst drei Wochen später auffällt, kostet deutlich mehr Aufwand als eine, die am selben Tag zurückgeht.