Wie bildet man Sammelrechnungen elektronisch ab?

Der Aufbau

Eine Rechnung, viele Positionen. Je Position:

• Bezug zum Lieferschein oder Auftrag
• Leistungsdatum oder -zeitraum
• Menge, Einheit, Einzelpreis
• Steuerkategorie

Warum das Leistungsdatum je Position wichtig ist

Umsatzsteuerlich entsteht die Steuer mit der Leistung, nicht mit der Rechnung. Bei einer Sammelrechnung über mehrere Monate muss erkennbar sein, welcher Umsatz in welchen Voranmeldungszeitraum gehört.

Auf Papier stand das oft nur im Lieferschein. In der E-Rechnung gehört es in das dafür vorgesehene Feld.

Was beim Empfänger passiert

Ein gutes Empfangssystem gleicht jede Position gegen den zugehörigen Lieferschein und die Bestellung ab. Fehlt der Bezug, muss das jemand von Hand tun – bei einer Sammelrechnung mit vierzig Positionen ein erheblicher Aufwand.

Der Bezug ist also nicht Formalie, sondern der Grund, warum der Empfänger schneller zahlen kann.

Praktischer Rat

Klären Sie mit Kunden, die viele Einzellieferungen erhalten, ob sie Sammelrechnungen wünschen und in welchem Rhythmus. Manche Empfangssysteme kommen mit sehr vielen Positionen schlecht zurecht – auch das lieber vorher klären als nach der ersten abgewiesenen Rechnung.