Wie werden Gutschriften und Stornos elektronisch abgebildet?

Zwei Begriffe, die verwechselt werden

Gutschrift im Sinne der Rechnungskorrektur. Der Verkäufer korrigiert seine eigene Rechnung nach unten. Das ist der übliche Fall.

Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne (§ 14 Abs. 2 UStG). Der Leistungs- empfänger rechnet selbst ab – etwa bei Provisionsabrechnungen. Etwas völlig anderes, mit eigenen Anforderungen.

Diese Verwechslung führt regelmässig zu falschen Dokumententypen.

Was technisch nötig ist

• Der Dokumententyp muss die Korrektur ausweisen
• Ein Feld mit der ursprünglichen Rechnungsnummer
• Eine eigene fortlaufende Nummer für die Korrektur

Was nicht geht

Die ursprüngliche Rechnung überschreiben oder löschen. Sie unterliegt der Aufbewahrungspflicht. Auch eine fehlerhafte Rechnung muss aufbewahrt werden.

Nur eine neue Rechnung schicken, ohne die alte zu stornieren. Dann stehen zwei Rechnungen im Raum, und der Empfänger weiss nicht, welche gilt.

Der saubere Ablauf

1. Storno-Dokument mit Bezug zur ursprünglichen Rechnung
2. Neue, korrekte Rechnung mit neuer Nummer
3. Beide sowie das Original aufbewahren

Alternativ eine Korrekturrechnung, die nur die Differenz ausweist – ebenfalls mit eindeutigem Bezug.

Häufiger Fehler in der Praxis

Der Bezug zur ursprünglichen Rechnung fehlt oder steht nur im Betreff. Dann kann die Buchhaltung des Empfängers nicht automatisch zuordnen, und der gesamte Vorteil der E-Rechnung entfällt für diesen Vorgang.

Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung.