Was sind die häufigsten Fehler beim Umstieg auf die E-Rechnung?

Die fünf Fehler

1. Nur an den Versand denken

Der Empfang ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht, ohne Übergangsfrist. Viele Unternehmen arbeiten am Versand, den sie erst 2027 oder 2028 brauchen, und übersehen die Pflicht, die bereits gilt.

2. Nur das Belegbild archivieren

Bei ZUGFeRD wird das PDF gespeichert und das eingebettete XML geht verloren. Damit ist das Original weg – und genau das ist aufbewahrungspflichtig.

3. Stammdaten nicht bereinigen

Die erste Validierung deckt jede Lücke auf: fehlende Ländercodes, uneinheitliche Einheiten, falsche Steuerkennzeichen. Wer das nicht vorher angeht, produziert wochenlang abgewiesene Rechnungen.

4. Als IT-Thema behandeln

Betroffen sind Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung und Stammdatenpflege. Ohne diese Beteiligten entsteht ein System, das formal korrekte Rechnungen mit falschen Inhalten verschickt.

5. Ohne Test produktiv gehen

Ein Test mit einem wohlgesonnenen Kunden deckt in einer Stunde auf, wofür man sonst Wochen braucht.

Der teuerste Fehler

Nummer 2. Er fällt erst bei einer Betriebsprüfung auf – Jahre später, wenn sich nichts mehr korrigieren lässt.

Was hilft

Eine einfache Reihenfolge: Empfang sichern, Archivierung klären, Stammdaten bereinigen, testen, dann versenden.