Fachwissen für digitale Entscheidungen
Wie prüft man, ob eine E-Rechnung gültig ist?
Kurzantwort
Was geprüft wird
Struktur. Ist die Datei technisch gültiges XML im erwarteten Format?
Pflichtfelder. Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum, Steuerangaben, Angaben zu beiden Parteien.
Rechenregeln. Die Norm enthält Regeln, die rechnerische Stimmigkeit prüfen: Summe der Positionen, Steuerbeträge, Gesamtsumme.
Ausprägung. XRechnung und andere nationale Konkretisierungen haben zusätzliche Regeln über die Norm hinaus.
Wann geprüft werden sollte
Beim Eingang, automatisch. Eine Rechnung, die erst drei Wochen später als fehlerhaft auffällt, verursacht ein Vielfaches an Aufwand – und im Zweifel eine verpasste Skontofrist.
Vor dem Versand. Ebenso wichtig: Eine abgewiesene Rechnung verzögert die Zahlung.
Was eine Prüfung nicht leistet
Sie sagt, ob die Rechnung formal korrekt ist – nicht, ob sie inhaltlich stimmt. Ein falscher Betrag im richtigen Feld besteht jede Validierung.
Die inhaltliche Prüfung – stimmt das mit der Bestellung überein, wurde geliefert – bleibt ein eigener Schritt.
Praktischer Aufbau
- Eingang → automatische Validierung
- Fehlerhaft → sofortige Rückmeldung an den Absender
- Gültig → inhaltliche Prüfung gegen Bestellung und Lieferung
- Freigabe → Buchung
Die Stufen 1 und 2 lassen sich vollständig automatisieren. Genau darin liegt der Nutzen der E-Rechnung.
Kernfakten
- Geprüft wird
- Struktur, Pflichtfelder, Rechenregeln
- Zeitpunkt
- Automatisch beim Eingang und vor dem Versand
- Nicht geprüft
- Ob die Rechnung inhaltlich stimmt
Quellen
Alle externen Angaben nachvollziehbar belegt.-
01
Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung ab 1. Januar 2025 Bundesministerium der Finanzen
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02
§ 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen Bundesministerium der Justiz