Können Anhänge in eine E-Rechnung eingebettet werden?

Was möglich ist

Dokumente lassen sich in die E-Rechnung einbetten oder verlinken. Typisch:

• Stundennachweise
• Lieferscheine
• Leistungsverzeichnisse
• Prüfprotokolle

Die Regel, die häufig verletzt wird

Die abrechnungsrelevanten Daten gehören in die strukturierten Felder. Der Anhang ist Ergänzung, nicht Ersatz.

Wer eine E-Rechnung mit einer einzigen Position „Leistungen laut Anlage" und einem PDF mit den echten Positionen verschickt, erfüllt formal vielleicht die Anforderung – erzeugt beim Empfänger aber genau die Handarbeit, die abgeschafft werden sollte. Grosse Empfänger weisen solche Rechnungen zunehmend zurück.

Praktische Grenzen

• Dateigrösse. Manche Empfangssysteme begrenzen sie. Ein 40-MB-Anhang kann zur Abweisung führen.
• Dateiformat. Üblich sind PDF und Bildformate. Exotische Formate werden oft nicht angenommen.
• Aufbewahrung. Der Anhang gehört zum aufbewahrungspflichtigen Beleg und muss mitarchiviert werden.

Verlinken statt einbetten

Möglich, aber heikel: Ein Link ist nur so lange gültig, wie der Server läuft. Für aufbewahrungspflichtige Unterlagen über acht Jahre ist Einbetten die sicherere Wahl.

Praktischer Rat

Klären Sie mit grösseren Kunden vorab, welche Anhänge sie erwarten und in welcher Form. Das erspart abgewiesene Rechnungen und Zahlungsverzug.