Fachwissen für digitale Entscheidungen
Welche Software brauchen Dienstleistungsunternehmen?
Kurzantwort
Der Kern
Projekt → Zeit → Rechnung. Klingt einfach, ist es selten, weil diese drei Dinge meist in unterschiedlichen Werkzeugen liegen und jemand sie monatlich von Hand zusammenführt.
Was dabei verloren geht
- Zeiten, die nicht erfasst wurden, weil die Erfassung umständlich war
- Leistungen ausserhalb des Angebots, die niemand als Nachtrag erfasst hat
- Budgetüberschreitungen, die erst bei der Rechnung auffallen
Der dritte Punkt ist der teuerste: Wer erst am Monatsende sieht, dass ein Projekt 40 Prozent über Budget liegt, kann nicht mehr gegensteuern.
Was ein gutes System leistet
- Zeiterfassung, die in unter zehn Sekunden erledigt ist
- Budgetstand jederzeit sichtbar, nicht erst im Nachhinein
- Abrechenbar und nicht abrechenbar sauber getrennt
- Rechnungsstellung direkt aus den erfassten Zeiten
- Auslastungsplanung für die kommenden Wochen
Warum Zeiterfassung so oft scheitert
Weil sie als Kontrolle empfunden wird. Sie funktioniert nur, wenn sie mühelos ist und wenn die Ergebnisse auch dem Team nützen – etwa um zu zeigen, dass ein Projekt unterkalkuliert war.
Standard oder individuell
Es gibt gute Standardprodukte. Individuell wird es bei ungewöhnlichen Abrechnungsmodellen: Erfolgsanteile, Retainer mit Verrechnung, Mischformen aus Festpreis und Aufwand, mandantenbezogene Besonderheiten.
Kernfakten
- Kern
- Projekt, Zeit und Rechnung in einem Fluss
- Teuerster Verlust
- Budgetüberschreitung, die zu spät auffällt