Was kostet Ouhud E-Rechnung?

Der Fristenplan, aus dem sich Ihr Bedarf ergibt

Die Übergangsregelungen stehen in § 27 Abs. 38 UStG, die Definition der E-Rechnung und die Ausstellungspflicht in § 14 UStG. Maßgeblich ist die europäische Normenreihe EN 16931; XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen sie – die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausdrücklich nicht.

Was Sie möglicherweise gar nicht kaufen müssen

Kleinunternehmer. Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, dürfen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung – also etwa als PDF – übermittelt werden. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, entfällt damit nicht.

Wer bereits ein Rechnungsprogramm hat. Viele Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme erzeugen und lesen die Formate inzwischen. Ein zweites Produkt daneben verursacht doppelte Stammdatenpflege – das ist teurer als jede Lizenz.

Wer wenige Rechnungen schreibt. Für eine Handvoll Ausgangsrechnungen im Monat genügt ein einfacher Erzeuger; die Empfangsseite lässt sich mit einem eigenen Postfach und einer Anzeigemöglichkeit herstellen.

Übliche Preismodelle im Markt

Das vierte Modell wird am häufigsten übersehen und ist in der Praxis oft das wirtschaftlichste: Statt die Warenwirtschaft auszutauschen, wird ihr eine Komponente vorgeschaltet, die aus den vorhandenen Daten das Format erzeugt und gegen die Norm prüft.

Die Kosten, die nicht in der Software stecken

Stammdaten. Die erste Validierung deckt alles auf einmal auf: fehlende Ländercodes, uneinheitliche Einheiten, falsche Steuerkennzeichen, fehlende Leitweg-Identifikationsnummern bei öffentlichen Auftraggebern. Diese Aufräumarbeit ist der eigentliche Aufwand der Umstellung.

Archivierung. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Datensatz, nicht das Belegbild. Wer bei ZUGFeRD nur das PDF ablegt und das eingebettete XML verliert, hat das Original vernichtet – das ist der teuerste und am spätesten auffallende Fehler der ganzen Umstellung.

Verfahrensdokumentation. Die GoBD verlangen eine nachvollziehbare Beschreibung des Verfahrens. Sie ist Arbeit, aber keine Software.

Woran Sie ein Angebot messen sollten

1. Werden beide Richtungen abgedeckt – Empfang und Versand?
2. Wird eingehend validiert und fehlerhaft Eingegangenes sofort zurückgemeldet?
3. Wird das Original revisionssicher archiviert, nicht nur das Sichtformat?
4. Sind XRechnung und ZUGFeRD ab Profil EN 16931 abgedeckt?
5. Was passiert bei Kündigung mit dem Archiv? Acht Jahre sind länger als die meisten Vertragslaufzeiten.

Punkt 5 ist der, der am häufigsten fehlt und am längsten nachwirkt.

Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung.