Ouhud E-Rechnung gegen sevDesk, lexoffice oder DATEV

Die drei Kategorien

Der Preis der Ouhud-Komponente steht unter auf Anfrage.

Wo wir klar abraten

Wenn Sie heute mit einem Buchhaltungspaket arbeiten, damit zufrieden sind und Ihre Rechnungen dort entstehen, ist eine zusätzliche Komponente überflüssig. Diese Produkte beherrschen XRechnung und ZUGFeRD, sie sind ausgereift, und der Aufwand für einen Wechsel bringt nichts ein. Der Fall, in dem sich eine eigene Komponente rechnet, ist ein anderer: Rechnungen entstehen im Fachsystem, sollen es nicht verlassen, und ein zweites System hätte nur die Aufgabe, dieselben Daten noch einmal zu erfassen.

Was jedes Produkt können muss — die Prüfliste

Unabhängig vom Anbieter gelten dieselben gesetzlichen Anforderungen. Prüfen Sie jeden Kandidaten daran:

• Format nach EN 16931. XRechnung oder ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931. Die einfacheren ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen nicht.
• Empfang und Anzeige. Der Empfang von E-Rechnungen ist seit dem
  1. Januar 2025 Pflicht, ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Unternehmensgröße.
• Validierung. Prüfung gegen Norm und nationale Ausprägung, möglichst automatisch beim Eingang.
• Archivierung des Originals. Aufbewahrt werden muss der strukturierte Datensatz, nicht das Belegbild. Die Frist beträgt für Rechnungen acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO); sie wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt.
• Export. Ob Sie Ihre Belege in acht Jahren noch aus dem System bekommen, entscheidet sich beim Kauf, nicht bei der Betriebsprüfung.

Die Fristen, nach denen sich die Dringlichkeit richtet

Die Übergangsregelungen stehen in § 27 Abs. 38 UStG:

Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Fahrausweise.

Der Unterschied, der in Vergleichstabellen fehlt

Alle genannten Produkte erzeugen normgerechte Rechnungen. Sie unterscheiden sich an drei Stellen, die man erst im Betrieb merkt:

Wo die Stammdaten liegen. Wenn Kundenanschriften in zwei Systemen gepflegt werden, laufen sie auseinander. Die erste Validierung deckt das schonungslos auf.

Was beim Fehler passiert. Eine abgewiesene Rechnung muss jemandem auffallen. Ob das System eine Rückmeldung erzeugt oder die Datei still liegen bleibt, entscheidet über Zahlungsverzug.

Wie der Kontakt zur Kanzlei aussieht. Wenn Ihre Steuerkanzlei mit DATEV arbeitet, ist eine saubere Schnittstelle dorthin mehr wert als jede Zusatzfunktion.

Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung.