Was kostet Ouhud CRM pro Nutzer und Monat?

Was ein Preis je Nutzer und Monat abdeckt – und was nicht

Enthalten ist üblicherweise der laufende Betrieb: Bereitstellung, Aktualisierungen, Backups, Support. Nicht enthalten sind in aller Regel:

• Einrichtung und Konfiguration auf Ihre Abläufe
• Übernahme der Altdaten aus Excel, Outlook oder dem Vorgängersystem
• Schnittstellen zu Buchhaltung, ERP, Webshop, Telefonanlage oder Newsletter
• Schulung und Begleitung in den ersten Wochen
• individuelle Erweiterungen

Diese Posten entscheiden im ersten Jahr über die Gesamtkosten, nicht der Monatspreis.

Marktübliche Preismodelle

Die Listenpreise gängiger internationaler Anbieter reichen je nach Ausbaustufe branchenüblich vom niedrigen zweistelligen bis in den mittleren dreistelligen Eurobereich je Nutzer und Monat, meist mit Jahresbindung. Prüfen Sie in jedem Fall, ob die von Ihnen benötigten Funktionen in der günstigen Stufe enthalten sind – das ist der häufigste Grund, warum die tatsächliche Rechnung von der Kalkulation abweicht.

Die Frage, die vor dem Preis kommt: Wer braucht wirklich einen Zugang?

In vielen Unternehmen benötigen die meisten Beschäftigten nur Leserechte oder einen einzelnen Vorgang. Ein Lizenzmodell, das dafür den vollen Nutzerpreis verlangt, ist der größte Kostentreiber überhaupt. Fragen Sie deshalb ausdrücklich nach lesenden Zugängen, nach Zugängen für Externe und danach, ob ein Portal für Kunden eigene Lizenzen erfordert.

Kostenpositionen, die auf keiner Preisseite stehen

Datenschutz. Ein CRM verarbeitet personenbezogene Daten. Nötig sind ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, ein Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO, technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO und ein umgesetztes Löschkonzept nach Art. 17 DSGVO. Das ist Arbeitszeit, unabhängig vom Produkt.

Mitbestimmung. Besteht ein Betriebsrat, unterliegt die Einführung eines CRM in aller Regel der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, weil das System zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist. Das ist kein Hindernis, aber ein Zeitfaktor von mehreren Wochen, der in Projektplänen fast immer fehlt.

Datenqualität. Dubletten und veraltete Adressen wandern sonst mit und machen die Auswertungen von Anfang an unbrauchbar.

So rechnen Sie ehrlich über drei Jahre

1. Nutzerpreis × Anzahl der Zugänge × 36 Monate
2. plus Einrichtung, Datenübernahme, Schulung
3. plus Schnittstellen (einmalig und laufend)
4. plus interner Aufwand: Projektbegleitung, Datenpflege, Datenschutz
5. plus zu erwartende Erweiterungen

Dieselbe Rechnung stellen Sie für jede Alternative auf – erst dann ist der Vergleich belastbar.

Wovon wir abraten

Von einem Wechsel, dessen einzige Begründung der Preis ist. Eine CRM-Migration kostet Zeit im Vertrieb, und die ist teurer als die Differenz der Monatsgebühren. Und bei sehr kleinen Teams mit einem gewöhnlichen Vertriebsablauf – Anfrage, Angebot, Auftrag, Rechnung – ist ein ausgereiftes Standardprodukt in der Regel die wirtschaftlichere Wahl. Eigene Entwicklung lohnt dort, wo wiederkehrende Umwege dauerhaft Zeit kosten oder Daten aus rechtlichen Gründen nicht beim Anbieter liegen dürfen.