Person oder Firma – wie strukturiert man Kontakte richtig?

Die Struktur

Firma – Name, Anschrift, Steuernummer, Branche, Grösse

Person – Name, E-Mail, Telefon, Position

Beziehung – Person X arbeitet bei Firma Y, in dieser Rolle, seit wann

Der dritte Punkt wird am häufigsten vergessen und ist der wichtigste. Er erlaubt Historie: Wechselt jemand die Firma, bleibt die Beziehung erhalten und eine neue kommt hinzu. Sie sehen weiterhin, dass Sie mit dieser Person schon zusammengearbeitet haben – das ist geschäftlich wertvoll.

Was ohne diese Struktur passiert

• Ein Ansprechpartner wechselt, der Datensatz wird überschrieben, die Historie ist weg
• Drei Personen derselben Firma erzeugen drei Firmenanschriften, die auseinanderlaufen
• Auswertungen nach Firmengrösse werden falsch, weil jede Person als eigener Kunde zählt

Konzerne und Standorte

Bei grösseren Kunden brauchen Sie eine Ebene mehr: Konzern über Gesellschaft über Standort. Wichtig für Rahmenverträge und Konzernumsätze. Diese Struktur sollte man vorsehen, auch wenn sie zu Beginn nicht gefüllt wird – nachträglich einzuziehen ist deutlich aufwendiger.

Bei Privatkunden

Dort genügt die Person. Eine Firmenebene zu erzwingen führt zu leeren Datensätzen. Wenn Sie beides bedienen, muss das System beide Fälle können, ohne dass eine Seite Pflichtfelder ausfüllt, die es nicht gibt.