Eigenes CRM statt HubSpot oder Salesforce: ab wie vielen Nutzern rechnet sich das?

Warum die Nutzerzahl allein die falsche Frage ist

Die Frage wird meist als reiner Preisvergleich gestellt: Lizenz je Nutzer gegen Entwicklungskosten. So gerechnet kippt das Ergebnis zwangsläufig irgendwann zugunsten der Eigenentwicklung — weil Lizenzen ewig weiterlaufen und Entwicklung einmalig aussieht. Genau das ist der Denkfehler. Auch eine eigene Lösung kostet dauerhaft: Hosting, Sicherheitsaktualisierungen, Anpassungen an geänderte Schnittstellen, Weiterentwicklung.

Die vollständige Fünfjahresrechnung

Die Preise der Ouhud GmbH stehen unter Basic 39 € im Monat (3 Benutzer), Pro 89 € (10 Benutzer), Professional 179 € (20 Benutzer) für das Produkt und hängt vom Umfang ab – Festpreis nach der Konzeptphase für eine individuell entwickelte Lösung mittlerer Größe. Setzen Sie beide Zahlen in die Tabelle ein, bevor Sie weiterlesen — ohne sie ist jede Aussage hier nur ein Rechenmuster.

Ein Rechenmuster mit ausgewiesener Annahme

Angenommen, eine Lizenz kostet 80 Euro je Nutzer und Monat. Das ist eine Rechenannahme, kein Ouhud-Preis und keine Anbieterangabe — die tatsächlichen Listenpreise professioneller CRM-Suiten schwanken erheblich nach Ausbaustufe.

• 10 Nutzer: 9.600 Euro im Jahr, 48.000 Euro in fünf Jahren
• 25 Nutzer: 24.000 Euro im Jahr, 120.000 Euro in fünf Jahren
• 60 Nutzer: 57.600 Euro im Jahr, 288.000 Euro in fünf Jahren

Eine eigene Lösung muss inklusive fünf Jahren Betrieb unter diesem Wert bleiben. Bei 10 Nutzern gelingt das praktisch nie. Bei 60 Nutzern fast immer — was nicht heißt, dass es die richtige Entscheidung ist.

Die drei Faktoren, die stärker wirken als die Nutzerzahl

Erzwungene Lizenzstufe. Wenn eine einzige benötigte Funktion nur in der teuersten Stufe enthalten ist, zahlen alle Nutzer diese Stufe. Das verdoppelt den Jahresbetrag, ohne dass ein Nutzer hinzukommt.

Anteil der Vollnutzer. Wenn zwanzig von sechzig Personen nur lesen und suchen, ist eine Volllizenz für sie Verschwendung. Prüfen Sie, ob der Anbieter günstige Lesezugänge kennt — viele tun es. Dann verschiebt sich der Kipppunkt deutlich nach oben.

Workaround-Zeit. Zehn Minuten täglich je Person für einen Umweg, den das Standardsystem erzwingt, sind bei 25 Personen rund 1.000 Arbeitsstunden im Jahr. Diese Zahl schlägt jede Lizenzrechnung.

Wann Standard klar die bessere Wahl ist

Wenn der Vertriebsprozess einem gängigen Muster folgt, wenn schnell gestartet werden muss, wenn es keine eigene IT-Zuständigkeit gibt oder wenn das Unternehmen stark wächst und der Prozess sich noch jedes Quartal ändert. Eine eigene Software auf einen instabilen Prozess zu bauen, ist die teuerste aller Varianten.

Was rechtlich zu prüfen ist

Jeder Anbieter mit Zugriff auf Kundendaten braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Bei US-Anbietern kommt die Frage der Drittlandübermittlung nach Art. 44 ff. DSGVO hinzu; die Kommission hat am 10. Juli 2023 einen Angemessenheitsbeschluss für das EU-US Data Privacy Framework erlassen. Dass die beiden Vorgängerregelungen 2015 und 2020 vom Europäischen Gerichtshof aufgehoben wurden, ist bei der Risikobewertung relevant.

Zum Ausstieg: Die Datenverordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) gilt seit dem 12. September 2025 und verpflichtet Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten, den Wechsel zu unterstützen; Wechselentgelte dürfen ab dem 12. Januar 2027 nicht mehr erhoben werden. Das schwächt ein klassisches Argument für die Eigenentwicklung ab — die Bindung an einen Anbieter ist rechtlich lockerer geworden, als sie es noch vor wenigen Jahren war.