Fachwissen für digitale Entscheidungen

Wie hält man die Datenqualität im CRM dauerhaft hoch?

Kurzantwort

Durch wenige Pflichtfelder, Prüfungen bei der Eingabe und eine feste Verantwortlichkeit. Datenqualität verfällt von selbst – Adressen ändern sich, Ansprechpartner wechseln. Ohne jemanden, der dafür zuständig ist, ist jeder Bestand nach zwei Jahren unzuverlässig.

Die drei Hebel

Wenige Pflichtfelder. Jedes zusätzliche Pflichtfeld erzeugt Platzhaltereinträge. Drei gut gefüllte Felder sind mehr wert als zwölf mit „xxx".

Prüfung bei der Eingabe. Formate für Telefon und E-Mail, Dublettenwarnung, Auswahllisten statt Freitext bei allem, was ausgewertet werden soll.

Eine zuständige Person. Nicht Vollzeit – aber jemand, der entscheidet, wie etwas erfasst wird, und regelmässig hineinschaut.

Was von selbst verfällt

Datenart	Veraltet etwa
Ansprechpartner	20–30 % pro Jahr
Telefonnummern	langsamer, aber stetig
Firmendaten	bei jeder Umfirmierung

Diese Zahlen schwanken je Branche stark – der Punkt ist: Nichtstun ist keine neutrale Option.

Was regelmässig laufen sollte

Monatlich: Dublettensuche mit Vorlage zur Prüfung
Quartalsweise: Kontakte ohne Aktivität sichten
Jährlich: Auswahllisten aufräumen, ungenutzte Felder entfernen

Der Trick mit dem Anlass

Datenpflege als eigene Aufgabe wird verschoben. Datenpflege beim Anlass funktioniert: Wer einen Kunden anruft, bestätigt nebenbei Anschrift und Ansprechpartner. Ein kleiner Hinweis im System, wenn ein Datensatz lange nicht bestätigt wurde, wirkt mehr als jede Aufräumaktion.

Woran man schlechte Datenqualität erkennt

Wenn jemand vor einer Auswertung sagt: „Aber da sind noch viele alte Sachen drin." Ab diesem Satz wird keiner Zahl mehr geglaubt – und das System verliert seinen Zweck.

Kernfakten

Drei Hebel: Wenige Pflichtfelder, Eingabeprüfung, Zuständigkeit
Wirksamster Trick: Pflege beim Anlass statt als eigene Aufgabe