Assistenz der Geschäftsführung & Operations Management (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Professionelle Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Koordination von Terminen, Fristen, Aufgaben und internen Prioritäten
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Auswertungen, Präsentationen und Protokollen
• Projektkoordination zwischen Geschäftsführung, Entwicklung, Marketing, Steuerberatung und externen Partnern
• Dokumenten-Management, Vertragsübersicht, digitale Ablage und strukturierte Nachverfolgung
• Vorbereitende Buchhaltung, Belegerfassung, Rechnungsprüfung und Abstimmung mit DATEV/Steuerberatung
• Unterstützung bei HR-Prozessen, Onboarding, interner Organisation und vertraulichen Geschäftsführungsaufgaben
• Optimierung interner Abläufe, Tools und administrativer Standards für Deutschland und die Schweiz

Dein Profil

• Abgeschlossenes Studium in BWL, Management, Wirtschaftswissenschaften, Finance, Wirtschaftsrecht oder vergleichbare akademische Qualifikation
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Executive Assistance, Operations Management, Projektkoordination oder einer vergleichbaren Business-Rolle
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sehr sicherer Umgang mit Microsoft Office oder Google Workspace, insbesondere Excel/Sheets und Präsentationen
• Grundverständnis für Finanzen, vorbereitende Buchhaltung, Rechnungsprozesse und kaufmännische Abläufe
• Analytisches Denken, sehr strukturierte Arbeitsweise und hohe Eigenverantwortung
• Professionelle Kommunikation mit Geschäftsführung, Partnern, Steuerberatung und Bewerbern
• Hohes Maß an Diskretion, Verlässlichkeit und Vertraulichkeit
• Souveränes, professionelles Auftreten und sehr gutes Prioritätenmanagement

Wünschenswert

• Erfahrung mit DATEV, CRM-Systemen, Notion, Asana, Jira oder vergleichbaren Business-Tools
• Erfahrung in einem internationalen Umfeld oder mit Prozessen in Deutschland und der Schweiz