Sind Schulung, Dokumentation und Datenmigration im Preis enthalten?

Die drei Posten sind sehr verschieden

Datenmigration

Der mit Abstand am häufigsten unterschätzte Posten. Der technische Import ist selten das Problem — die Arbeit steckt in Feldzuordnung, Dublettenbereinigung und der Entscheidung, welche Altdaten überhaupt mitgenommen werden.

Ein sauberer Bestand aus einem System mit dokumentierter Schnittstelle ist in Tagen übernommen. Fünfzehn Jahre gewachsene Tabellen mit uneinheitlichen Schreibweisen können Wochen kosten. Weil der Aufwand vom Zustand Ihrer Daten abhängt und nicht vom Können des Dienstleisters, wird er fast nie pauschal angeboten — und ein Festpreis dafür ohne vorherige Sichtung der Daten sollte Sie misstrauisch machen.

Zwei Punkte gehören dazu:

• Datenminimierung. Ein Umzug ist der beste Anlass, Art. 5 Abs. 1 lit. c und lit. e DSGVO umzusetzen: nur übernehmen, was noch gebraucht wird, und Löschfristen im neuen System auch technisch abbilden.
• Werbeeinwilligungen. Sie müssen samt Nachweis mitwandern. Ohne Nachweis darf der Kontakt nicht weiter beworben werden.

Dokumentation

Hier gibt es zwei völlig unterschiedliche Dinge:

Die Regel ist einfach: Was Sie brauchen, um das System zu benutzen, ist regelmäßig geschuldet. Was Sie brauchen, um den Dienstleister zu wechseln, ist es nicht — solange es nicht im Vertrag steht.

Schulung

Eine Einweisung der Schlüsselpersonen ist bei den meisten Anbietern Teil der Einführung. Flächenschulung ganzer Abteilungen, Schulungsunterlagen, Videos oder wiederkehrende Auffrischungen sind eigenständige Leistungen.

Praktisch bewährt hat sich ein Zwischenweg: Der Dienstleister schult vier bis sechs Personen gründlich, diese schulen intern weiter. Das ist günstiger und wirkt besser, weil interne Multiplikatoren die eigenen Abläufe kennen.

Was rechtlich gilt, wenn nichts vereinbart wurde

Nach § 632 Abs. 1 BGB gilt eine Vergütung als stillschweigend vereinbart, wenn die Herstellung des Werks den Umständen nach nur gegen Vergütung zu erwarten ist. Ist die Höhe nicht bestimmt, gilt nach § 632 Abs. 2 BGB die übliche Vergütung als vereinbart.

Das heißt für Sie: Zusatzleistungen, die niemand erwähnt hat, sind nicht automatisch kostenlos. Und für den Dienstleister: Er kann sie nicht zu einem Wunschpreis abrechnen, sondern nur zum üblichen. Beide Seiten fahren besser, wenn es vorher im Angebot steht.

Die vier Fragen, die in jedes Angebot gehören

1. Wie viele Datensätze aus welchen Quellen sind in der Migration enthalten, und was passiert bei mehr?
2. Wie viele Schulungstage für wie viele Personen, und was kostet ein zusätzlicher?
3. Welche Dokumentation wird geliefert — Anwender-, Betriebs- oder technische Dokumentation?
4. Wer trägt den Aufwand für die Datenbereinigung, und in welchem Umfang?

Der ehrliche Hinweis

Ein Angebot, in dem „Migration, Dokumentation und Schulung inklusive" steht, ohne dass Menge und Umfang benannt sind, ist kein Vorteil, sondern eine unbestimmte Zusage. Sie führt entweder zu einer Nachtragsdiskussion oder zu einer Leistung, die knapp am Nötigen entlangschrammt. Genaue Mengen mit klar ausgewiesenem Preis je Einheit sind für beide Seiten die belastbarere Grundlage.